ESTE AVISO ENTRA EN VIGOR EL 15 DE AGOSTO DE 2020 Y PERMANECERÁ VIGENTE HASTA QUE LO SUSTITUYAMOS. LAS ACTUALIZACIONES SE PUBLICARÁN EN NUESTRO SITIO WEB.

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA, DE SALUD MENTAL, SOBRE ALCOHOL Y OTRAS DROGAS, Y CÓMO PUEDE ACCEDER USTED A DICHA INFORMACIÓN. LE ROGAMOS QUE LO LEA DETENIDAMENTE.

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, póngase en contacto con el responsable de privacidad de Sunbeam llamando al (405) 528-7721.

QUE SEGUIRÁN ESTE AVISO. Este aviso describe las prácticas de Sunbeam y de:

• Todo el personal de Sunbeam (empleados, voluntarios, estudiantes) y contratistas independientes de Sunbeam;
• Todas las entidades, sitios y ubicaciones de Sunbeam siguen los términos de este aviso y pueden compartir información médica protegida (PHI) entre sí de la manera descrita en este aviso.

DEBER LEGAL DE SALVAGUARDAR LA PHI. Respetamos su derecho a la privacidad en relación con los servicios que recibe a través de Sunbeam Family Services. La información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) incluye información sobre usted, incluida información demográfica que puede identificarlo y que se relaciona con su salud o condición física o mental pasada, presente o futura y con los servicios de atención médica relacionados. Sunbeam ofrece muchas garantías para proteger su derecho a la confidencialidad. Creamos registros para documentar los servicios que usted recibe de Sunbeam Family Service. Necesitamos este registro para brindarle atención de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Obtendremos su consentimiento cada vez que sea necesario, dándole permiso a Sunbeam para usar o divulgar su PHI. Usted puede revocar su consentimiento en cualquier momento notificando a su proveedor de Sunbeam. Este aviso se aplica a todos sus registros generados por Sunbeam en relación con su atención en Sunbeam. Este aviso le informará sobre las formas en que podemos usar y divulgar su PHI. También describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y divulgación de la PHI.

Las leyes federales, estatales y locales nos obligan a:

• Asegúrese de que la PHI que le identifica se mantiene en privado;
• Informarle de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI;
• avisarle en caso de que se produzca una violación de su PHI no protegida; y
• Siga los términos del aviso de prácticas de privacidad actualmente en vigor.

CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU PHI. Las siguientes categorías describen las distintas formas en que utilizamos y divulgamos la PHI. Para cada categoría de uso o divulgación, explicaremos lo que queremos decir e intentaremos dar un ejemplo.

Utilización y divulgación que NO requieren su autorización:

Para tratamiento. Podemos utilizar su PHI para proporcionarle servicios de salud mental u otros servicios. Podemos compartir esta información con terapeutas, administradores de casos u otro personal de Sunbeam involucrado en ayudar a servirle en Sunbeam. Por ejemplo, las diferentes áreas de Sunbeam pueden compartir su PHI para coordinar los diferentes servicios que usted desee o necesite dentro de Sunbeam. También podemos divulgar su PHI para las actividades de tratamiento de cualquier otro proveedor de atención médica con su consentimiento, a menos que la ley permita lo contrario.

Para el pago. Podemos usar y divulgar su PHI para que los servicios que reciba en Sunbeam puedan facturarse y cobrarse a usted, a una compañía de seguros o a un tercero, incluidos Medicaid y/o Medicare. Por ejemplo, es posible que necesitemos dar a su plan de salud información sobre los servicios que recibió para que su plan de salud nos pague o le reembolse a usted. También podemos divulgar la PHI a su plan de salud, compañía de seguros, HMO o contratista de revisión de utilización para obtener aprobación previa o para determinar si sus servicios serán cubiertos.

Para operaciones. Podemos usar y divulgar su PHI para operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar Sunbeam y asegurarnos de que los clientes de Sunbeam reciban atención de calidad. Por ejemplo, podemos utilizar la PHI para revisar nuestros servicios y evaluar el desempeño de nuestro personal en su atención.

Asociados comerciales. Podemos divulgar su PHI a otras entidades que presten un servicio a Sunbeam o en nuestro nombre que requiera la divulgación de la PHI del cliente. Sunbeam sólo hará divulgaciones a estos Asociados Comerciales (BA) si hemos recibido garantías satisfactorias de que el BA salvaguardará adecuadamente la PHI. Por ejemplo, podemos contratar a otra entidad para que preste servicios de facturación u otros servicios contratados. Todos los BA están obligados a cumplir con las protecciones de privacidad y seguridad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).

Divulgaciones realizadas SIN su consentimiento

Exigencia legal. Divulgaremos información sobre usted cuando así lo exija la legislación federal, estatal y/o local.

Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad. Podemos utilizar y divulgar su PHI cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, la divulgación sólo se hará a quien pueda ayudar a prevenir la amenaza.

Indemnización laboral. Podemos divulgar su PHI a su empleador o a la persona que éste designe para programas de indemnización laboral o similares. Estos programas proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos para la salud pública. Podemos divulgar su PHI para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen las siguientes:

1. Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
2. Para informar de muertes;
3. Para denunciar malos tratos o abandono de menores;
4. Para notificar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
5. Notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o pueda correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección;
6. Notificar a la autoridad gubernamental competente si creemos que un cliente ha sido víctima de malos tratos o abandono.

Actividades de supervisión sanitaria. Podemos revelar información identificativa a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, concesión de licencias e inspecciones. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema sanitario, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Organizaciones de acreditación. Podemos divulgar la PHI a una organización que Sunbeam haya contratado con fines de acreditación, como el Consejo de Acreditación (COA), la Autoridad de Atención Médica de Oklahoma (OHCA), el Departamento de Servicios Humanos (DHS), etc.

Demandas y litigios. Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos revelar información sobre usted en respuesta a una orden judicial. También podemos revelar su PHI en respuesta a una solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por otra persona involucrada en la disputa, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle acerca de la solicitud o para obtener una orden de protección de la información solicitada.

Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar la PHI si nos lo pide un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, incluyendo.

1. En respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, emplazamiento o proceso similar;
2. Identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
3. Sobre la víctima de un delito, si en determinadas circunstancias limitadas no podemos obtener el consentimiento de la persona;
4. Sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva; y
5. Sobre conductas delictivas en cualquier instalación de Sunbeam o contra cualquier miembro del personal de Sunbeam mientras desempeña sus funciones como miembro del personal de Sunbeam.

Investigación. Podemos utilizar o divulgar su PHI con fines de investigación en circunstancias limitadas. Le pediremos su permiso específico si el investigador tendrá acceso a su nombre, dirección u otra información de identificación, o si participará en su atención en Sunbeam. 

Médicos forenses y directores de funerarias. Podemos revelar la PHI a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de su muerte. También podemos revelar la PHI de los clientes de Sunbeam a directores de funerarias cuando sea necesario para el desempeño de sus funciones.

Actividades militares, de seguridad nacional y de inteligencia. Podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, Sunbeam puede divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar.

Servicios de protección para el Presidente y otras personas. Podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros, o para realizar investigaciones especiales.

Reclusos. Si está usted preso en un centro penitenciario o bajo la custodia de un funcionario o agencia de orden público, podemos revelar su PHI al centro penitenciario o al funcionario o agencia de orden público.

SUS DERECHOS EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES SOBRE USTED.

Usted tiene los siguientes derechos en relación con la PHI que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar. Tiene derecho a inspeccionar y copiar su PHI. Para solicitar acceso a su PHI, debe presentar un consentimiento por escrito a Sunbeam. Puede recibir esta información en papel o en el formato electrónico que prefiera si la información está fácilmente disponible en ese formato. Si solicita acceso a su PHI o una copia de la misma, podemos cobrarle una tarifa autorizada por ley. Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en determinadas circunstancias. Si se deniega su solicitud, recibirá una explicación por escrito de la denegación y podrá solicitar que se revise la decisión de denegación. Un profesional sanitario autorizado elegido por Sunbeam revisará su solicitud y la decisión de denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la misma que denegó su solicitud original. Acataremos el resultado de la revisión

Derecho de rectificación. Si cree que la PHI que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que modifiquemos la información. Tiene derecho a solicitar una enmienda mientras la información sea conservada por o para Sunbeam. Su solicitud debe presentarse por escrito a su proveedor principal de Sunbeam. Además, debe proporcionar una razón que respalde su solicitud.

Podemos denegar su solicitud de modificación si no la presenta por escrito o no incluye una razón que la justifique. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:

• No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;
• No forma parte de la PHI conservada por o para Sunbeam;
• No forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o
• Es preciso y completo

Derecho a un informe de divulgaciones. Tiene derecho a solicitar una relación de las divulgaciones que hayamos realizado durante los seis (6) años anteriores a la fecha en que presente su solicitud. Se trata de una lista de las divulgaciones que hemos hecho de su PHI para fines distintos del tratamiento, pago u operaciones de atención médica. La lista de divulgaciones tampoco incluirá ninguna divulgación que le hayamos hecho a usted de su propia información, divulgaciones requeridas o permitidas por la ley, información divulgada conforme a su autorización y divulgación para fines de seguridad nacional o inteligencia. Para solicitar esta lista de contabilización de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a su proveedor principal de Sunbeam. La primera lista que solicite en un periodo de doce meses será gratuita. Para listas adicionales, podemos cobrarle el coste de proporcionar la lista. Le notificaremos el coste correspondiente y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se incurra en gasto alguno.

Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la PHI que utilizamos o divulgamos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones comerciales. También tiene derecho a solicitar que se limite la información que divulgamos sobre usted a alguien que participe en su atención o en el pago de sus servicios, como un familiar o amigo. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si la aceptamos, cumpliremos su solicitud a menos que la información sea necesaria para prestarle servicios de urgencia.

Para solicitar restricciones, debe presentar una solicitud por escrito a Sunbeam. En su solicitud, debe indicar

1. qué información desea limitar,
2. si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos, y
3. a quién desea que se apliquen los límites, por ejemplo, revelaciones a su cónyuge.

También tiene derecho a solicitar que restrinjamos las divulgaciones a un plan de salud o compañía de seguros si la divulgación es con el fin de llevar a cabo operaciones de pago o de atención médica y no se requiere de otra manera por la ley, y la PHI se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica para el que usted (o una persona que no sea el plan de salud o alguien más en su nombre) ha pagado Sunbeam en su totalidad. No podemos denegar esta solicitud de restricción.

Derecho a solicitar comunicaciones de una forma determinada. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos relacionados con el servicio de una manera determinada o en un lugar concreto. Por ejemplo, puede solicitar que sólo nos pongamos en contacto con usted en el trabajo o por correo. Algunos programas de Sunbeam pueden ofrecerle comunicarse con usted a través de un correo electrónico seguro o un sistema seguro basado en la web. Aunque Sunbeam puede garantizar que dichos mensajes son seguros en el momento de enviarlos y una vez recibidos por Sunbeam, Sunbeam no puede garantizar que dichas comunicaciones sigan siendo seguras cuando las reciba o almacene su teléfono móvil, su ordenador, su proveedor de servicios de Internet o su operador de telefonía móvil, o cuando dichas comunicaciones se transmitan a través de dichos operadores. Si decide utilizar estos métodos de comunicación ofrecidos por Sunbeam iniciando la comunicación por estos métodos, Sunbeam entenderá que usted reconoce los riesgos potenciales. Usted tiene derecho a optar por no recibir este tipo de comunicaciones en cualquier momento solicitándolo por escrito a Sunbeam. Para solicitar una determinada forma de comunicación, debe hacerlo por escrito a Sunbeam. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Atenderemos todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.

Derecho a una copia de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. Para obtener una copia de este aviso, póngase en contacto con su proveedor principal de Sunbeam.

CAMBIOS EN ESTE AVISO. Nos reservamos el derecho a modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el aviso revisado o modificado para la PHI que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Colocaremos una copia del aviso actual en nuestra oficina de administración de Sunbeam. El aviso contendrá en la primera página, en la esquina superior derecha, la fecha de entrada en vigor. Además, cada vez que ingrese en Sunbeam para recibir servicios o tratamiento se le proporcionará una copia del aviso actual en vigor.

QUEJAS. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante Sunbeam o ante la Secretaría de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante Sunbeam, comuníquese con el Funcionario de Privacidad al (405) 528-7721. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

OTROS USOS DE LA PHI. Otros usos y divulgaciones de la PHI no cubiertos por este aviso o las leyes aplicables se harán sólo con su autorización por escrito, incluyendo cualquier solicitud de recaudación de fondos o cualquier venta propuesta de su PHI por Sunbeam. Si usted nos autoriza a utilizar o divulgar su información médica protegida, podrá revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si revoca su autorización, dejaremos de usar o divulgar su PHI por las razones cubiertas en su autorización escrita. Usted entiende que no podemos retirar ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su autorización, y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le brindamos.